Пояснения к бухгалтерской отчетности обеспечивают пользователей дополнительными данными, которые нецелесообразно включать в бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках, но которые необходимы пользователям бухгалтерской отчетности для реальной оценки финансового положения организации, финансовых результатов ее деятельности и изменений в ее финансовом положении. Пояснения к бухгалтерской отчетности (балансу и отчету о прибылях и убытках) раскрывают информацию в виде отдельных отчетных форм (отчет о движении денежных средств, отчет об изменениях капитала и др.) и в виде пояснительной записки.
Пояснительная записка, как правило, составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости можно составлять пояснительную записку и к промежуточной бухгалтерской отчетности - по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов либо по инициативе организации.
Составлять пояснительную записку должны все организации, кроме: бюджетных, общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность, субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку, организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Пояснительная записка бухгалтерской отчетности составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации - об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности. Каждая организация самостоятельно определяет объем информации, а также форму ее подачи: в виде текста, таблиц, схем, диаграмм и т. п.
В пояснительной записке может быть приведена оценка деловой активности организации, степень выполнения плана, обеспечение заданных темпов роста, уровень эффективности использования ресурсов организации и др.